2023100 | Applicatie : Managementsinformatie : Roostersoftware?

Stappenplan | hoe

Het invoeren van roostersoftware in een huisartsenpraktijk vereist een goed gepland stappenplan om ervoor te zorgen dat de overgang soepel verloopt en dat de software effectief wordt gebruikt.

Het kiezen voor roostersoftware heeft zeer veel stappen om tot de meest passende keuze te komen.

Check allereerst bij uw zorggroep voor eventuele initiatieven om dit in de regio gezamenlijk op te pakken.

Mocht dit niet zo zijn, is hier een uitgebreid stappenplan om tot een keuze te komen.

1. Analyse en Planning

Inventarisatie van Behoeften:

Bepaal de specifieke eisen en wensen van de praktijk. Denk aan flexibiliteit, mogelijkheid om diensten te ruilen, overurenregistratie, etc.

Betrek het personeel bij deze fase om hun behoeften en voorkeuren te begrijpen.

Budget en Kostenanalyse:

Bepaal het beschikbare budget voor de aanschaf, implementatie, en onderhoud van de roostersoftware.

Selectiecriteria:

Stel criteria op voor de keuze van de roostersoftware, zoals gebruiksvriendelijkheid, ondersteuning, integratiemogelijkheden met bestaande systemen (zoals salarisadministratie), en schaalbaarheid.

2. Selectie van Roostersoftware

Marktonderzoek:

Onderzoek verschillende softwareopties die voldoen aan de eisen van de praktijk. Dit kan via online research, demo’s, en reviews.

Demo’s en Proefperiodes:

Vraag demo’s aan en gebruik proefperiodes om de functionaliteit en geschiktheid van de software in de praktijk te testen.

Vergelijking en Besluitvorming:

Vergelijk de opties op basis van functionaliteit, prijs, ondersteuning, en feedback van het personeel. Maak vervolgens een weloverwogen keuze.

3. Voorbereiding op Implementatie

Datamigratie:

Zorg ervoor dat alle bestaande roosters en personeelsgegevens correct worden overgezet naar de nieuwe software.

Configuratie van de Software:

Configureer de software volgens de specifieke behoeften van de praktijk, zoals het instellen van werktijden, pauzes, verlof, en overuren.

Integratie met Andere Systemen:

Integreer de roostersoftware met andere relevante systemen, zoals de salarisadministratie en het personeelsbeheer.

4. Training van Personeel

Gebruikerstraining:

Organiseer trainingen voor alle medewerkers die de software gaan gebruiken, zodat ze vertrouwd raken met de functies en mogelijkheden.

Handleidingen en Ondersteuning:

Zorg voor duidelijke handleidingen en stel een interne contactpersoon aan voor vragen en ondersteuning tijdens de overgang.

5. Pilotfase

Testimplementatie:

Start met een pilotfase waarin de software in een beperkte omgeving of voor een specifieke groep medewerkers wordt getest.

Feedback Verzamelen:

Verzamel feedback van de gebruikers tijdens de pilotfase om eventuele problemen of verbeterpunten te identificeren.

Aanpassingen:

Breng indien nodig aanpassingen aan op basis van de feedback voordat de software breed wordt uitgerold.

6. Volledige Implementatie

Uitrol van de Software:

Rol de roostersoftware uit voor de hele praktijk. Zorg ervoor dat alle medewerkers toegang hebben en de software kunnen gebruiken.

Ongoing Support:

Bied continue ondersteuning aan personeel om vragen te beantwoorden en eventuele problemen op te lossen.

7. Monitoring en Evaluatie

Prestaties Monitoren:

Houd de prestaties en het gebruik van de software in de gaten, zoals het gebruiksgemak, efficiëntieverbeteringen, en tevredenheid van het personeel.

Regelmatige Evaluaties:

Evalueer regelmatig de effectiviteit van de software en de tevredenheid van het personeel. Bespreek of verdere aanpassingen of trainingen nodig zijn.

Feedback Integreren:

Integreer de feedback in de software-instellingen en zorg voor voortdurende verbetering.

8. Optimalisatie

Procesoptimalisatie:

Zoek naar manieren om de roostersoftware verder te optimaliseren, zoals het automatiseren van terugkerende taken, het invoeren van nieuwe functies, of het verbeteren van de integratie met andere systemen.

Langetermijnonderhoud:

Zorg voor regelmatige software-updates en onderhoud om ervoor te zorgen dat de software up-to-date blijft en goed blijft functioneren.

Door dit stappenplan te volgen, kan de invoering van roostersoftware in de huisartsenpraktijk gestructureerd en effectief plaatsvinden, met een minimum aan verstoringen en een maximum aan voordelen voor de praktijk en haar medewerkers.