Telefooncentrale software
Doel | wat
Het gebruik van slimme telefooncentrale systemen draagt bij aan een meer georganiseerde, efficiënte en klantgerichte communicatie in de huisartsenpraktijk
Rationale | waarom
Het gebruik van slimme telefooncentrale systemen leidt naar verwachting uiteindelijk tot een betere kwaliteit van zorg en een grotere tevredenheid van patiënten.
Stappenplan | hoe
Het aanschaffen van een ‘slimme’ telefooncentrale in een huisartsenpraktijk vereist een goed gepland stappenplan.
Het kiezen voor een telefooncentrale heeft zeer veel stappen om tot de meest passende keuze te komen.
Check allereerst bij uw zorggroep voor eventuele initiatieven om dit in de regio gezamenlijk op te pakken.
Mocht dit niet zo zijn, is hier een uitgebreid stappenplan om tot een keuze te komen.
- Een communicatieplan (laten) maken
Hoe wilt u communiceren met uw patienten, medewerkers, collega zorgverleners en externe relaties? En wilt u naast telefonie ook gebruik maken van andere kanalen zoals e-mail, chat, sociale media? En vergeet ook niet op langere termijn te denken. Hoe willen jullie in de toekomst werken? Iedereen thuis of binnen een hybride werkvorm? Hoe wil je daar rekening mee houden binnen het communicatieplan en vernieuwde telefonie? - Vervolgens moet het plan verder ingevuld worden.
Een standaard methode hiervoor is het maken van een functioneel ontwerp. Breng in kaart hoe binnenkomende oproepen zo efficiënt mogelijk door de centrale naar de juiste collega geleid moeten worden. Veel organisaties beginnen hier pas over na te denken als de technologie al gekozen is. Maak deze beslissing dus eerst, en heb meteen een stapje voor. - Dan is het tijd voor het technische ontwerp.
Een belangrijk onderdeel dat beschrijft hoe je telefonieplatform technisch opgebouwd is. Maar ook hoe je technisch afhankelijk bent van je IT infrastructuur. Zijn er koppelingen nodig met specifieke systemen? Is het lokale netwerk klaar voor VoIP? Zijn mijn werknemers klaar om enkel met softphones te gaan bellen? Welk type hardware toestellen heb ik nodig en hoeveel? Wat met ons huidige contract voor de belminuten? Gaan we voor een telefooncentrale in de Cloud of toch eerder lokaal - Offertes aanvragen.
Na de grondige analyses in stap 2 en stap 3, is het tijd om offertes aan te vragen bij verschillende leveranciers. Neem hier zeker de tijd voor. Vraag niet enkel online offertes op, maar nodig ook 2 à 3 partijen uit voor meer toelichting. - Offertes en leveranciers vergelijken.
Wil je een goede vergelijking kunnen maken tussen verschillende leveranciers? Dan is het belangrijk dat volgende zaken duidelijk worden vastgelegd: a/ Welke werkzaamheden worden door de leverancier uitgevoerd? b/ Welke werkzaamheden worden door de opdrachtgever zelf uitgevoerd? De prijs speelt uiteraard een belangrijke factor, maar kijk ook zeker naar het totaalplaatje. - Project uitvoeren.
Communiceer voldoende met je collega’s over de geplande wijzigingen en bereid dit goed voor. Voorzie een uitgebreide opleiding voor je medewerkers. Zo zal alles vlot verlopen op de dag van de overstap. - Project opvolgen.
Technologie is altijd in beweging. En ook een moderne telefooncentrale staat natuurlijk niet stil. Zo heeft het regelmatig upgrades nodig. Zorg ervoor dat het upgradeproces simpel is en geen invloed heeft op je bereikbaarheid. Wat hierbij kan helpen? Sluit een goed onderhoudscontract of SLA af met de integrator. En zie er op toe dat je telefooncentrale up-to-date blijft.
Benodigdheden | wie & waarmee
De zorggroep kan hierbij een grote rol spelen, zeker met betrekking tot een uniforme aanpak en keuze van een centrale.
Het is zeer goed mogelijk dat er in de zorggroep een ontwikkelingsplan hiervoor aanwezig, en waar mogelijk (transformatie)gelden voor beschikbaar komen.
Mocht de zorggroep hier geen rol in kunnen spelen, is van belang meerdere pakketten te onderzoeken en een keuze te maken.
Achtergrondinformatie
Hier zijn enkele redenen waarom het belangrijk is voor een huisartsenpraktijk om gebruik te maken van slimme telefooncentrales:
Efficiënte Communicatie: Slimme telefooncentrales kunnen geavanceerde functies bieden zoals automatische doorverwijzingen, wachtrijen, voicemailbeheer en geïntegreerde spraakberichten. Dit draagt bij aan een efficiëntere interne en externe communicatie in de huisartsenpraktijk.
Flexibiliteit in Oproepafhandeling: Met slimme telefooncentrales kunnen oproepen efficiënter worden afgehandeld. Zorgverleners kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk oproepen doorschakelen naar de juiste persoon of afdeling, waardoor de doorlooptijd van oproepen wordt verkort en de patiënttevredenheid wordt verhoogd.
Geautomatiseerde Afspraakherinneringen: Slimme telefooncentrales kunnen geautomatiseerde oproepen of berichten genereren om patiënten te herinneren aan afspraken, medicatie-innamen of follow-upafspraken. Dit kan de naleving van medische instructies verbeteren en de efficiëntie van de afsprakenplanning vergroten.
Betere Toegankelijkheid voor Patiënten: Door gebruik te maken van slimme telefooncentrales met functies zoals wachtrijen en automatische antwoorden, kan de huisartsenpraktijk een betere toegankelijkheid bieden aan patiënten. Hierdoor kunnen patiënten gemakkelijker contact opnemen met de praktijk en sneller de benodigde informatie verkrijgen.
Professionele Uitstraling: Het gebruik van geavanceerde telefooncentrales draagt bij aan een professionele uitstraling van de huisartsenpraktijk. Het geeft patiënten het gevoel dat ze te maken hebben met een goed georganiseerde en moderne zorginstelling.
Gepersonaliseerde Patiëntenservice: Slimme telefooncentrales kunnen worden geconfigureerd voor het bieden van gepersonaliseerde patiëntenservice. Bijvoorbeeld, het instellen van specifieke wachtrijen voor verschillende afdelingen of het bieden van keuzemenu’s voor patiënten om snel de juiste informatie te verkrijgen.
Betere Bereikbaarheid van Zorgverleners: Sommige slimme telefooncentrales bieden functies zoals mobiele integratie, waardoor zorgverleners gemakkelijk oproepen kunnen ontvangen en beantwoorden, zelfs als ze buiten de praktijk zijn. Dit verbetert de bereikbaarheid van zorgverleners, wat vooral handig is in noodgevallen.
Rapportage en Analyse: Slimme telefooncentrales kunnen rapportage- en analysefuncties bieden waarmee de huisartsenpraktijk inzicht kan krijgen in oproepstatistieken, wachttijden en andere relevante gegevens. Dit kan helpen bij het optimaliseren van de telefonische dienstverlening en het identificeren van eventuele knelpunten.
