XIS keurmerk aanwezig?
Doel | wat
Het certificeren van een HIS draagt bij aan een veiligere, efficiëntere en kwalitatief betere zorgomgeving voor zowel de huisarts als de patiënt.
Rationale | waarom
De kern van de rationale is dus om te zorgen dat het HIS bijdraagt aan een veilig, kwalitatief hoogwaardig en efficiënt zorgproces, terwijl het voldoet aan zowel wettelijke als medische vereisten.
Stappenplan | hoe
Het stappenplan voor een huisartsenpraktijk die momenteel een niet-gecertificeerd Huisartsen Informatie Systeem (HIS) gebruikt en wil overstappen naar een gecertificeerd HIS, omvat de volgende stappen:
1. Inventarisatie van eisen en tekortkomingen
- Huidige situatie evalueren: Analyseer het bestaande niet-gecertificeerde HIS en identificeer de tekortkomingen op het gebied van beveiliging, functionaliteit en wettelijke naleving (bijv. AVG, NEN 7510). Kijk naar welke certificeringen ontbreken en waarom het huidige systeem niet voldoet.
- Behoeften vaststellen: Bepaal de specifieke behoeften van de praktijk op basis van de huidige problemen en toekomstige vereisten. Denk aan zaken zoals interoperabiliteit, beveiliging, gebruiksvriendelijkheid, en ondersteuning voor protocollen.
2. Onderzoek naar gecertificeerde HIS-systemen
- Selectie van gecertificeerde HIS-leveranciers: Zoek naar HIS-leveranciers die systemen aanbieden met de juiste certificeringen (bijv. NEN 7510, ISO 27001). Vraag advies aan beroepsorganisaties, zoals het Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG), of aan zorginstellingen.
- Functionaliteiten vergelijken: Vergelijk de beschikbare gecertificeerde HIS-systemen op basis van functionaliteit, beveiliging, gebruiksvriendelijkheid, en compatibiliteit met de bestaande infrastructuur van de praktijk.
- Kostenoverwegingen: Houd rekening met de kosten van overstappen, zoals licentie- en implementatiekosten, training van personeel, en eventuele onderhoudskosten.
3. Beslissen over vervanging of upgrade
- Vervangen of upgraden: Beslis of de praktijk volledig wil overstappen naar een nieuw gecertificeerd HIS, of dat het huidige systeem kan worden geüpgraded naar een gecertificeerde versie (als de leverancier dit aanbiedt). Een volledige overstap kan meer kosten en tijd vergen, maar kan op de lange termijn beter voldoen aan de eisen.
4. Inkoop en contractonderhandeling
- Contract met leverancier: Na de keuze voor een nieuw of geüpgraded HIS, onderhandel over het contract met de HIS-leverancier. Dit omvat installatiekosten, licenties, ondersteuning en updates.
- Overstapplan: Bespreek met de leverancier een plan voor de overstap, inclusief een tijdlijn, technische ondersteuning, en de mogelijkheid om bestaande data over te dragen.
5. Dataoverdracht en migratie
- Data-export uit huidig systeem: Plan de veilige export van alle patiëntgegevens uit het huidige niet-gecertificeerde HIS. Dit moet zorgvuldig gebeuren om te voorkomen dat data verloren gaat of corrupt raakt.
- Data-import in nieuw HIS: Zorg voor een veilige en nauwkeurige overdracht van alle patiëntgegevens naar het nieuwe gecertificeerde HIS. Dit kan enige tijd in beslag nemen en vereist mogelijk hulp van de HIS-leverancier.
- Controle van gegevensintegriteit: Voer na de migratie controles uit om te verzekeren dat alle data correct is overgezet en dat er geen gegevens ontbreken of onjuist zijn.
6. Implementatie en configuratie van het nieuwe HIS
- Installatie van het nieuwe systeem: Zorg ervoor dat het gecertificeerde HIS correct is geïnstalleerd en geconfigureerd op de systemen van de praktijk.
- Aanpassing van workflows: Pas de workflows in het nieuwe HIS aan op de specifieke werkwijze van de huisartsenpraktijk, zoals patiëntendossiers, receptbeheer, en afsprakenbeheer.
7. Training van personeel
- Training op maat: Geef het personeel (huisartsen, assistenten, praktijkmanagers) een uitgebreide training over het gebruik van het nieuwe HIS. Dit omvat de nieuwe functionaliteiten, beveiligingsprotocollen en dagelijkse processen.
- Ondersteuning tijdens de overgangsfase: Zorg dat er tijdens de eerste weken na de overstap voldoende ondersteuning beschikbaar is, zodat het personeel bij vragen of problemen snel geholpen kan worden.
8. Testfase en validatie
- Testen van het nieuwe systeem: Voer een testfase uit waarbij alle belangrijke functies van het nieuwe HIS worden gecontroleerd, zoals toegang tot patiëntendossiers, afsprakenbeheer, receptbeheer en gegevensuitwisseling.
- Validatie van certificeringseisen: Zorg ervoor dat het nieuwe HIS daadwerkelijk voldoet aan alle vereiste certificeringen, zoals NEN 7510 en AVG-compliance. Dit kan worden bevestigd door een externe audit of door de leverancier.
9. Ingebruikname en monitoring
- Ingebruikname van het gecertificeerde HIS: Nadat het systeem is geïnstalleerd, getest, en goedgekeurd, kan het in gebruik worden genomen. Zorg dat het personeel volledig is voorbereid op de dagelijkse werking.
- Monitoring van prestaties: Houd de prestaties van het nieuwe HIS in de gaten om te zorgen dat alles naar behoren functioneert en dat er geen technische of functionele problemen zijn.
10. Evaluatie en optimalisatie
- Feedback verzamelen: Verzamel feedback van het personeel over het gebruik van het nieuwe systeem. Dit helpt bij het identificeren van eventuele problemen of verbeterpunten.
- Optimalisaties doorvoeren: Maak indien nodig aanpassingen aan het systeem of de werkwijzen om de efficiëntie te verhogen en het gebruiksgemak te verbeteren.
11. Continu onderhoud en naleving
- Regelmatige updates: Zorg ervoor dat het HIS regelmatig wordt bijgewerkt met de nieuwste softwareversies en beveiligingspatches.
- Audits en naleving: Plan periodieke interne of externe audits om te garanderen dat het HIS blijft voldoen aan alle certificeringseisen en dat de praktijk compliant blijft met relevante wetgeving.
Door dit stappenplan te volgen, kan een huisartsenpraktijk effectief de overstap maken van een niet-gecertificeerd naar een gecertificeerd HIS, met minimale verstoring van de dagelijkse praktijkvoering en maximale naleving van de wet- en regelgeving.
Benodigdheden | wie & waarmee
Om als huisartsenpraktijk te komen tot een gecertificeerd Huisartsen Informatie Systeem (HIS), zijn verschillende middelen, voorbereidingen en stappen nodig. Hier is een overzicht van wat je nodig hebt:
1. Inzicht in wettelijke en technische vereisten
- Kennis van certificeringsnormen: Begrip van de certificeringsnormen waaraan het HIS moet voldoen, zoals:
- NEN 7510: Norm voor informatiebeveiliging in de zorg.
- AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming): Europese regelgeving voor de bescherming van persoonsgegevens.
- ISO 27001: Internationale norm voor informatiebeveiliging (optioneel, maar vaak gewenst).
- Zorgspecifieke normen: Zoals richtlijnen van het Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG).
- Wettelijke vereisten: Houd rekening met alle wet- en regelgeving rondom gegevensbeheer, zoals de bewaarplicht van medische gegevens en de verplichting om de veiligheid van patiëntgegevens te waarborgen.
2. Budget en financiële middelen
- Kosten voor aanschaf en implementatie: Reserveer budget voor de aanschaf van het gecertificeerde HIS, inclusief licentiekosten, implementatiekosten, en de kosten van eventuele hardware-upgrades.
- Onderhoud en supportkosten: Houd rekening met doorlopende kosten voor onderhoud, updates en technische ondersteuning.
- Kosten voor training: Zorg dat er budget is voor trainingen voor alle medewerkers die het systeem gaan gebruiken.
3. Geschikte infrastructuur
- IT-infrastructuur: Zorg dat de praktijk beschikt over een adequate IT-infrastructuur, zoals computers, servers, netwerkverbindingen en beveiligingssystemen die compatibel zijn met het nieuwe HIS.
- Veilige opslag van gegevens: Een goed beveiligde serveromgeving of cloudoplossing die voldoet aan de normen voor informatiebeveiliging, zoals NEN 7510.
- Back-up en herstelmogelijkheden: Implementatie van een betrouwbaar back-up en disaster recovery-plan om te voorkomen dat gegevens verloren gaan bij technische storingen.
4. Selectie van een gecertificeerde HIS-leverancier
- Onderzoek naar gecertificeerde HIS-leveranciers: Kies een leverancier die bewezen gecertificeerde systemen aanbiedt en ervaring heeft met huisartsenpraktijken. Kijk naar recensies, betrouwbaarheid, en klantenservice van verschillende leveranciers.
- Vergelijking van systemen: Vergelijk de verschillende gecertificeerde HIS-systemen op basis van functionaliteiten, beveiliging, gebruiksvriendelijkheid, interoperabiliteit en ondersteuning van de dagelijkse zorgprocessen.
5. Overdracht en migratie van data
- Veilige data-export: Zorg ervoor dat je de patiëntendossiers en andere medische gegevens op een veilige manier kunt exporteren uit het huidige systeem.
- Data-integriteit: Controleer dat de data na de migratie correct en volledig is, en dat er geen gegevens verloren gaan tijdens de overgang naar het nieuwe HIS.
6. Opleiding en training van medewerkers
- Trainingen voor personeel: Organiseer trainingen voor alle gebruikers van het HIS (huisartsen, assistenten, praktijkmanagers, etc.) om ervoor te zorgen dat zij het systeem correct en efficiënt kunnen gebruiken.
- Ondersteuning tijdens de implementatie: Zorg dat er tijdens de overgangsperiode voldoende technische ondersteuning beschikbaar is voor personeel dat hulp nodig heeft bij het gebruik van het nieuwe systeem.
7. Beveiligingsmaatregelen
- Informatiebeveiliging: Implementeer sterke beveiligingsmaatregelen zoals tweefactor-authenticatie (2FA), encryptie van gegevens, en regelmatige software-updates om te voldoen aan de eisen voor gegevensbescherming.
- Toegangsbeheer: Zorg dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot medische gegevens en dat toegangsrechten zorgvuldig worden beheerd.
8. Plan voor continuïteit en onderhoud
- Onderhoudsplan: Zorg voor een plan voor doorlopend onderhoud en technische ondersteuning, inclusief het monitoren van prestaties, periodieke updates, en het tijdig oplossen van technische problemen.
- Compliance met certificeringen: Controleer regelmatig of het HIS blijft voldoen aan de geldende certificeringseisen, zoals door middel van interne audits of externe certificeringsinstanties.
9. Evaluatie en feedbackmechanisme
- Regelmatige evaluaties: Plan periodieke evaluaties om te beoordelen of het HIS voldoet aan de verwachtingen en of er verbeteringen nodig zijn.
- Feedback van gebruikers: Verzamel feedback van het personeel en pas de werkwijzen of systeemconfiguraties aan waar nodig om het gebruiksgemak en de efficiëntie te verhogen.
10. Interoperabiliteit en gegevensuitwisseling
- Integratie met andere zorgsystemen: Zorg ervoor dat het gecertificeerde HIS goed kan samenwerken met andere systemen binnen de zorgketen, zoals ziekenhuizen, apotheken en laboratoria, voor een naadloze uitwisseling van patiëntgegevens.
- Gebruik van standaarden: Maak gebruik van zorgspecifieke uitwisselingsstandaarden, zoals HL7 of Zorginformatiebouwstenen (ZIB’s), om gegevens correct te kunnen delen met andere zorgverleners.
Door aan deze voorwaarden te voldoen, kan een huisartsenpraktijk succesvol overstappen naar een gecertificeerd HIS dat voldoet aan de wettelijke eisen en de dagelijkse zorgprocessen optimaal ondersteunt.
Achtergrondinformatie
Het is belangrijk dat een huisarts zijn Huisartsen Informatie Systeem (HIS) laat certificeren om verschillende redenen, die te maken hebben met de kwaliteit van zorg, veiligheid, en efficiëntie:
1. Veiligheid van gegevens
Een gecertificeerd HIS voldoet aan strenge eisen op het gebied van informatiebeveiliging. Dit is essentieel om de privacy van patiënten te waarborgen en ervoor te zorgen dat gevoelige medische informatie goed wordt beschermd tegen ongeoorloofde toegang, datalekken, of andere beveiligingsrisico’s.
2. Betrouwbaarheid en continuïteit van zorg
Een gecertificeerd systeem zorgt ervoor dat het systeem betrouwbaar is en dat de informatie altijd up-to-date en correct is. Dit is belangrijk voor de continuïteit van zorg, omdat huisartsen kunnen vertrouwen op de nauwkeurigheid van medische dossiers bij het nemen van belangrijke beslissingen over de gezondheid van hun patiënten.
3. Kwaliteit van zorg
Certificering houdt in dat het HIS voldoet aan de wettelijke en medische standaarden. Hierdoor kan het systeem huisartsen ondersteunen bij het bieden van evidence-based zorg, bijvoorbeeld door richtlijnen en protocollen te integreren in de software. Dit kan leiden tot een hogere kwaliteit van zorg en een betere behandeling van patiënten.
4. Interoperabiliteit
Een gecertificeerd HIS moet goed kunnen samenwerken met andere systemen in de zorgketen, zoals ziekenhuizen, apotheken, en laboratoria. Dit zorgt voor een efficiënte en naadloze uitwisseling van gegevens, wat belangrijk is voor een goede samenwerking tussen zorgverleners en het voorkomen van fouten.
5. Efficiëntie en gebruiksgemak
Certificering vereist dat het systeem gebruiksvriendelijk is en de huisarts ondersteunt in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden. Dit kan tijd besparen en de administratieve lasten verminderen, zodat de arts meer tijd kan besteden aan patiëntenzorg.
6. Wettelijke verplichtingen en naleving
In sommige landen of regio’s is het verplicht dat HIS-systemen voldoen aan bepaalde certificeringseisen om te kunnen worden gebruikt in de medische praktijk. Certificering helpt ervoor te zorgen dat de huisarts voldoet aan de geldende wet- en regelgeving rondom patiëntenzorg en gegevensbeheer.
Door te kiezen voor een gecertificeerd HIS, investeert de huisarts dus in een systeem dat de kwaliteit van zorg, veiligheid van patiëntgegevens, en efficiëntie in de praktijk verhoogt.
